• Fulltime
  • Den Haag

Heb jij je sporen verdiend in het vak van management assistent, werk jij graag in een maatschappelijk relevante omgeving en ben je organisatorisch sterk? Dan is deze functie in een organisatie op het snijvlak tussen ICT en de zorg wat voor jou!

De functie

Samen met de directiesecretaresse en een collega management assistent vorm je het secretariaat. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het ondersteunen van het management en directie en vervang je elkaar bij afwezigheid.

Je beheert en bewaakt de agenda’s van een 2-tal managers, waarbij jij zorg draagt voor een effectieve tijdsbesteding en timemanagement. Hierbij hou je rekening met de wensen van de manager en kan je de prioriteit van de lopende zaken goed wegen. Je bereidt (afdelings)vergaderingen voor, waarbij je onder andere de agenda samenstelt, de faciliteiten regelt, notuleert en de actie- en besluitenlijst opmaakt.
Met ruimte en vrijheid om zelfstandig te handelen, pak jij je dagelijks nieuwe uitdagingen aan. Hierbij is je instelling dienstverlenend, maar ook vernieuwend en verbeterend. Jouw ervaring en hands-on mentaliteit is wat wij zoeken!

Tot jouw kerntaken behoren in ieder geval:

  • Complex agendabeheer
  • Notuleren en opvolgen van actie- en besluitenlijsten (voortgangsbewaking)
  • Voorbereiden van overleggen
  • Coördineren van voortgangsrapportages
  • Onderhouden van contacten met in- en externe stakeholders
  • Documentbeheer, planning, takenoverzichten via Office 365

Functie-eisen

  • Je kunt snel schakelen en je staat stevig in je schoenen;
  • Je bent hands-on en doortastend;
  • Je bent flexibel en leergierig;
  • Nauwkeurig en geordend;
  • Ervaring met en gedegen kennis van Office 365 is een must.

Daarnaast heb je:

  • Een passende MBO opleiding afgerond (bijvoorbeeld secretaresse of management assistent);
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • Ervaring in (semi)overheid, de zorg en/of ICT is een pre;
  • Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

 

Aanbod

  • Een mooi, marktconform salaris;
  • Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een premievrij pensioen, eindejaarsuitkering, korting op ziektekostenverzekering;
  • Een jaarlijks persoonlijk opleidingsbudget van 5% van je bruto jaarsalaris;
  • Een jaarcontract voor 32 – 40 uur met mogelijkheid tot verlenging en aansluitend uitzicht op vast dienstverband;
  • Een gedreven en enthousiast team, dat samenwerking hoog in het vaandel heeft en vol ambitie zit;
  • Een fijne werksfeer met ruimte voor reflectie.

Om te solliciteren op deze vacature stuurt u uw sollicitatie naar info@secretaresse.nl