Per direct

Office Manager
(32 uur per week, startend met tijdelijk contract).

Wij zijn op zoek naar een fulltime Managementondersteuner/ Office Manager voor één van onze opdrachtgevers. Het betreft een advocatenkantoor in Loenen (Gld)

De taken die hierbij horen:

  • Financiële administratie: declaratieproces, debiteurenbeheer, beheer binnenkomende facturen, bijhouden, verwerken en controlefunctie aparte tarieven of prijsafspraken i.v.m. allerhande zaken ook op facilitair gebied of m.b.t. het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
  • Facilitair: je hebt affiniteit met automatiseringsprocessen. Niet om de problemen zelf op te lossen, maar om de juiste mensen hiervoor in te schakelen bij eventuele problemen of wensen qua modernisering. Altijd prijs/kwaliteit hierbij in het oog houdend en vergelijkend. Je onderhoudt contacten met leveranciers m.b.t. schoonmaak, telefoon, internet, overheden etc. Je beheert de lopende contracten en sluit nieuwe contracten af (in overleg met de directeur) en bewaakt de hieraan gekoppelde termijnen. Daarnaast houd je toezicht en voert ook zelf taken uit m.b.t. een correct opgeruimd kantoor.
  • Organisatie evenementen/bijeenkomsten: je draagt zorg voor correcte overzichten van deelname, zoekt geschikte locaties en houdt hierbij altijd prijs/kwaliteit in het oog. Je vervult een gastvrouwfunctie indien noodzakelijk en houdt ten allen tijde de vinger aan de pols m.b.t. correcte uitvoering en opvolging. Ook als het een uitje voor jouw collega’s betreft.
  • Je werkt op het secretariaat waarbij je, collegiaal als je bent ook de telefoon aanneemt en uitvoerend secretariële taken op je neemt indien een van de secretaressen overloopt qua werkzaamheden of invalt tijdens ziekte- en vakantieperioden.

Na een goede inwerkperiode m.b.t. het eerste gedeelte en de door jou opgedane kennis van de organisatie start je met fase 2:

  • Ondersteuning 1:1 van de directeur/eigenaar.
  • Ondersteuning bij HR-taken.
  • Externe communicatie: website, social media, publicatie diverse artikelen, nieuwbrieven etc.
  • Leidinggeven aan een zelfstandig werkend secretariaat en de ontwikkeling hiervan binnen het secretariële vakgebied.

Wat word er van jouw verwacht?

  • Je durft je kwetsbaar op te stellen in de samenwerking met de manager; niet zeggen dat je iets kunt, terwijl je twijfelt; leren van en met elkaar. Duidelijkheid en eerlijkheid hierin zijn onmisbaar in de opbouw en ontwikkeling van de ondersteuning.
  • Je bent leergierig door onbekende zaken je eigen te maken en informatie/hulp durven te vragen waar nodig.
  • Je bent procesmatig goed onderlegd. Opdrachten vanuit de organisatie of verkregen via jouw manager werk je logisch uit en je houdt de controle. Initiatieven van jouw kant worden zeker gewaardeerd maar het uitvoeren hiervan wel in overleg. Verkeerde initiatieven kunnen verstrekkende gevolgen veroorzaken binnen een compacte organisatie.
  • Je werkt zelfstandig en proactief, maar schuwt hierbij niet het overleg.
  • Je bent communicatief verbaal en schriftelijk sterk met de juiste feeling wanneer en hoe te reageren of in te spelen op een situatie. Hierin ben je tevens de verbindende factor en waarnemer.
  • Je denkt commercieel en begrijpt welke gevolgen er verbonden zijn aan genomen of te nemen acties.

Opleidingseisen:

  • Minimaal HAVO (vooropleiding).
  • Vervolgopleiding hbo- of wo-niveau. Bij voorkeur binnen het officemanagement aangevuld met nevenopleidingen m.b.t. boekhouding/financiële administratie.
  • Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortelijke functie.
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Affiniteit met of werkervaring in de juridische sector is een pré maar strekt wel tot aanbeveling.

Solliciteer nu