Office Manager / Directiesecretaresse 40 uur per week, tijdelijk contract van 3 maanden (eventueel langer).

Voor een tijdelijke vervanging zoekt een ICT dienstverlenend bedrijf per 1-7-2021 naar een Office manager / Directiesecretaresse. Kennis van Exact Online en ISO is gewenst, zij zijn bezig met de overstap naar Exact Online en moeten daarvoor veel data aanleveren. Ook is het bedrijf de komende 6 maanden bezig met het halen van ISO certificeringen, waarbij er veel vragen op hun af komen.

De taken die bij deze functie horen:

– Het opstellen van contracten, juridische controle via derde partij regelen
– Het opstellen van processen/procedures, deze verbeteren en handhaven
– Het opstellen en onderhouden van een personeelshandboek
– Het opzoeken van inkoop facturen, helaas zijn er veel bedrijven die ze niet per mail sturen
– Het regelen van verzekeringen voor de auto’s, werknemers, kantoor e.d.
– Contacten onderhouden met externe partijen, van container tot alarm partij
– Kennis van ISO 9001, 27001 en NEN 7510 is een pre, hier zijn wij volop mee bezig
– Bijhouden van contracten, loon mutaties, ziekmeldingen en pensioen
– De teams ondersteunen met HR vraagstukken
– Inkopen van goederen en deze verwerken in de voorraad
– Offertes opvragen voor diverse vraagstukken, zoals verbouwingen en pensioenen
– Verwerken van gegevens in CRM (vakantiedagen, declaraties, voorraad)
– Regelen van kado’s voor nieuwe klanten en personeelsuitjes voor collega’s
– Marketing ondersteuning, zoals banners/flyers/sponsoring/vlaggen bestellen (offertes aanvragen)
– Het bijhouden van alle todo’s en de voortgang bewaken

Je zit samen met 2 directieleden op kantoor voor optimale communicatie, snelheid en korte lijnen. De directie is nog jong en vol energie (34 en 25 jaar). Zij zoeken dus ook iemand die mee kan komen in dit tempo en zeer snel kan schakelen, aanpassen en improviseren.

Om te solliciteren dien je minimaal in het bezit te zijn van een MBO diploma. Ben jij degene die zij zoeken? Solliciteer dan nu!

Om te solliciteren op deze vacature stuurt u uw sollicitatie naar info@secretaresse.nl