Wanneer je een secretaresse inhuurt via een bemiddelingsbureau, verwacht je natuurlijk een professional die perfect past bij jouw organisatie. Helaas komt het soms voor dat de samenwerking niet verloopt zoals gehoopt. Het is belangrijk om snel te handelen wanneer een ingehuurde secretaresse niet aan de verwachtingen voldoet, zodat de productiviteit en werksfeer binnen je team niet onder druk komen te staan. Dit artikel behandelt de belangrijkste vragen over het herkennen van signalen, het aanpakken van de situatie en het vinden van een betere match voor jouw organisatie.
Wat zijn de eerste signalen dat een ingehuurde secretaresse niet past? #
De eerste signalen dat een ingehuurde secretaresse niet goed functioneert, zijn vaak subtiel maar belangrijk om te herkennen. Communicatieproblemen vormen meestal het eerste waarschuwingssignaal, zoals het verkeerd doorgeven van berichten, onduidelijke notities of het missen van belangrijke details in correspondentie. Ook werkstijlverschillen kunnen vroeg zichtbaar worden wanneer de secretaresse moeite heeft met het tempo van de organisatie of juist te snel werkt zonder aandacht voor details.
Een gebrek aan proactiviteit is een ander veelvoorkomend signaal. Een goede secretaresse anticipeert op behoeften, denkt vooruit en neemt initiatief. Wanneer je merkt dat je constant moet vragen om taken uit te voeren of dat de secretaresse wacht op expliciete instructies voor routinewerkzaamheden, kan dit wijzen op een mismatch. Let ook op hoe de secretaresse omgaat met deadlines, prioriteiten stelt en reageert op feedback.
De relatie met collega’s en klanten geeft eveneens belangrijke aanwijzingen. Wanneer je klachten ontvangt over onprofessioneel telefoongedrag, onvriendelijke ontvangst van bezoekers of spanningen binnen het team, zijn dit serieuze signalen. Ook technische vaardigheden spelen een rol: moeite met standaardsoftwarepakketten, een lage werksnelheid bij administratieve taken of frequente fouten in documenten duiden op een mogelijk competentieprobleem.
Hoe bespreek je zorgen over prestaties met een ingehuurde secretaresse? #
Het bespreken van prestatieproblemen vraagt om een professionele en constructieve aanpak. Plan een privégesprek op een rustig moment, niet tussen andere werkzaamheden door. Begin het gesprek met concrete voorbeelden van situaties die niet goed verlopen zijn, zonder persoonlijk te worden. Focus op het gedrag en de resultaten, niet op de persoon zelf.
Tijdens het gesprek is het belangrijk om duidelijk te communiceren wat je verwachtingen zijn en waar deze niet worden waargemaakt. Gebruik specifieke voorbeelden: “Afgelopen week zijn drie belangrijke telefoontjes niet correct genoteerd” werkt beter dan “Je noteert berichten niet goed”. Geef de secretaresse ook de ruimte om haar kant van het verhaal te vertellen. Mogelijk zijn er omstandigheden waar je niet van op de hoogte bent, zoals onduidelijke instructies of gebrek aan toegang tot bepaalde systemen.
Documenteer het gesprek altijd schriftelijk. Noteer de besproken punten, gemaakte afspraken en de termijn waarbinnen verbetering verwacht wordt. Stuur deze samenvatting per e-mail naar de secretaresse en bewaar een kopie voor je eigen administratie. Dit is niet alleen professioneel, maar ook noodzakelijk wanneer je later contact opneemt met het bemiddelingsbureau. Maak concrete afspraken over verbeterpunten en plan een vervolgafspraak om de voortgang te bespreken.
Welke rechten heb je als werkgever bij een niet-functionerende secretaresse? #
Je rechten als werkgever hangen sterk af van de constructie waaronder de secretaresse werkt. Bij uitzendconstructies heb je meestal de meeste flexibiliteit: je kunt vaak direct contact opnemen met het uitzendbureau en om vervanging vragen. De meeste uitzendbureaus hanteren een proeftijd waarin je zonder opgave van redenen de samenwerking kunt beëindigen.
Bij detachering ligt de situatie anders. Hier is sprake van een overeenkomst van opdracht tussen jouw organisatie en het detacheringsbureau. De voorwaarden voor beëindiging of vervanging staan in deze overeenkomst beschreven. Meestal is er een opzegtermijn afgesproken, maar bij disfunctioneren kun je vaak een beroep doen op garantieregelingen. Veel bureaus bieden een tevredenheidsgarantie, waarbij ze kosteloos een vervangende kandidaat leveren.
Payrollconstructies geven je als inlener vergelijkbare rechten als bij een eigen werknemer, maar het juridisch werkgeverschap ligt bij het payrollbedrijf. Dit betekent dat je bij prestatieproblemen het payrollbedrijf moet informeren, dat vervolgens de formele stappen onderneemt. Controleer altijd je contract op specifieke bepalingen over proeftijd, opzegtermijnen en garanties. De meeste bemiddelingsbureaus hebben duidelijke procedures voor situaties waarin een kandidaat niet voldoet aan de verwachtingen.
Wanneer is het tijd om te vragen om vervanging van een secretaresse? #
De beslissing om vervanging te vragen is een balans tussen geduld en zakelijke noodzaak. Na een eerste feedbackgesprek is het redelijk om twee tot drie weken verbetertijd te geven voor aanpassing van werkwijze of gedrag. Wanneer na deze periode geen merkbare verbetering optreedt, of wanneer dezelfde fouten blijven terugkeren, is het tijd voor actie.
Er zijn situaties waarin onmiddellijke actie noodzakelijk is. Bij grove nalatigheid, zoals het lekken van vertrouwelijke informatie, onprofessioneel gedrag richting belangrijke klanten of handelingen die de bedrijfsvoering in gevaar brengen, hoef je niet te wachten. Ook wanneer de secretaresse niet openstaat voor feedback of een defensieve houding aanneemt tijdens gesprekken, is dit een teken dat verbetering onwaarschijnlijk is.
Weeg de impact op je team en productiviteit mee in je beslissing. Wanneer andere teamleden extra werk moeten opvangen, belangrijke taken blijven liggen of de werksfeer negatief wordt beïnvloed, weegt dit zwaarder dan het ongemak van het zoeken naar vervanging. Een niet-functionerende secretaresse kost niet alleen geld door het uurtarief, maar ook door verminderde efficiëntie en mogelijke fouten. Wanneer je meer tijd kwijt bent aan correctie en supervisie dan dat de secretaresse je werk uit handen neemt, is vervanging de beste oplossing.
Hoe regel je een snelle en soepele vervanging via het bemiddelingsbureau? #
Een snelle vervanging begint met directe en duidelijke communicatie met je contactpersoon bij het bemiddelingsbureau. Neem telefonisch contact op en bevestig dit per e-mail met een concrete omschrijving van de problemen en je documentatie van feedbackgesprekken. Professionele bureaus reageren meestal binnen enkele uren en starten direct het vervangingsproces.
Bereid een goede overdracht voor om de overgang soepel te laten verlopen. Maak een lijst van lopende taken, belangrijke contacten, wachtwoorden en procedures die de nieuwe secretaresse moet kennen. Plan indien mogelijk een korte overdrachtsperiode waarin beide secretaresses aanwezig zijn. Dit voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat en geeft de nieuwe kracht een vliegende start.
Bespreek met het bureau wat je kunt verwachten qua reactietijd en nieuwe kandidaten. De meeste bureaus kunnen binnen 24 tot 48 uur een vervangende kandidaat presenteren, afhankelijk van de beschikbaarheid en specificiteit van je wensen. Vraag of het bureau extra screening doet op de punten waarop de vorige secretaresse tekortschoot. Sommige bureaus bieden de mogelijkheid om meerdere kandidaten te spreken of een proefdag te organiseren. Zorg dat alle praktische zaken, zoals toegangspassen, werkplek en systemen, klaarstaan zodra de nieuwe secretaresse start, zodat zij direct productief kan zijn.
Wat kun je doen om een betere match te krijgen bij de volgende inhuur? #
Een betere match begint met een gedetailleerde en realistische functieomschrijving. Analyseer wat er misging bij de vorige secretaresse en vertaal dit naar concrete competenties en eigenschappen die je zoekt. Beschrijf niet alleen de taken, maar ook de bedrijfscultuur, het werktempo en de mate van zelfstandigheid die verwacht wordt. Wees specifiek over technische vaardigheden, talenkennis en ervaring met bepaalde sectoren of werkwijzen.
Investeer tijd in het selectieproces. Vraag het bureau om hun screening- en selectieprocedure toe te lichten en bespreek of aanvullende tests of assessments mogelijk zijn. Een uitgebreid kennismakingsgesprek is essentieel: bereid concrete vragen voor die ingaan op situaties uit de praktijk. Laat de kandidaat voorbeelden geven van hoe zij vergelijkbare taken in het verleden heeft aangepakt. Betrek een collega bij het gesprek voor een tweede mening.
Communiceer vanaf het begin duidelijk over verwachtingen, werkwijzen en de specifieke eisen van je organisatie. Vraag het bureau om referenties na te trekken, met extra aandacht voor de punten die voor jou belangrijk zijn. Overweeg een proefdag of een rondleiding waarbij de kandidaat de werkplek en het team kan ontmoeten. Dit geeft beide partijen een beter beeld van de match. Een goede inwerkperiode met duidelijke doelen en regelmatige check-ins in de eerste weken helpt om problemen vroegtijdig te signaleren en bij te sturen.
Het inhuren van een secretaresse moet je werk verlichten, niet verzwaren. Door alert te zijn op signalen, professioneel te communiceren en samen te werken met je bemiddelingsbureau, vind je uiteindelijk de perfecte match voor jouw organisatie. Wil je direct de juiste secretaresse inhuren en teleurstellingen voorkomen? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over jouw specifieke situatie. Onze ervaren adviseurs helpen je graag bij het vinden van de secretaresse die perfect past bij jouw organisatie en werkwijze.
Vraag direct offerte aan
Schrijf je nu in en solliciteer
Veelgestelde vragen #
Hoe voorkom ik dat ik dezelfde fouten maak bij het selecteren van een nieuwe secretaresse? #
Maak een uitgebreide evaluatie van wat er misging: noteer specifieke competenties die ontbraken, analyseer de mismatch in werkstijl en vraag feedback aan teamleden. Deel deze inzichten met het bemiddelingsbureau en vraag om kandidaten te screenen op deze specifieke punten. Overweeg ook om praktijkcases of een proefdag in te bouwen in het selectieproces.
Wat zijn de kosten als ik een ingehuurde secretaresse vervang? #
De kosten hangen af van je contract met het bemiddelingsbureau. Bij veel bureaus valt vervanging wegens disfunctioneren onder de garantieregeling, waardoor je geen extra bemiddelingskosten betaalt. Check je contract op eventuele opzegtermijnen en vraag het bureau naar hun vervangingsbeleid. Sommige bureaus rekenen alleen de gewerkte uren, anderen hanteren een coulanceregeling bij snelle vervanging.
Hoeveel tijd moet ik een nieuwe secretaresse geven om zich in te werken voordat ik conclusies trek? #
Geef een nieuwe secretaresse minimaal 2-4 weken om de basis onder de knie te krijgen, afhankelijk van de complexiteit van de functie. Plan wekelijkse evaluatiemomenten in deze periode om de voortgang te monitoren. Na 6-8 weken zou de secretaresse zelfstandig moeten functioneren. Wees alert op het leerproces: maakt zij dezelfde fouten herhaaldelijk of toont zij verbetering?
Kan ik schadevergoeding eisen als een secretaresse grote fouten maakt? #
Dit hangt af van de ernst van de fouten en je contractuele afspraken. Bij grove nalatigheid of schade door onprofessioneel handelen kun je het bemiddelingsbureau aansprakelijk stellen, maar zij hebben vaak aansprakelijkheidsbeperkingen in hun voorwaarden. Documenteer alle incidenten zorgvuldig en neem direct contact op met het bureau. Bij ernstige gevallen is juridisch advies aan te raden.
Wat als het bemiddelingsbureau niet meewerkt aan vervanging? #
Begin met het nalezen van je contract en de garantievoorwaarden. Escaleer binnen het bureau naar een leidinggevende als je contactpersoon niet meewerkt. Documenteer alle communicatie schriftelijk. Als het bureau contractuele verplichtingen niet nakomt, kun je een klacht indienen bij brancheorganisaties zoals de ABU of NBBU. In het uiterste geval kun je juridische stappen overwegen of overstappen naar een ander bureau.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn team een nieuwe secretaresse goed ontvangt na een negatieve ervaring? #
Communiceer open met je team over de vervanging zonder negatief te zijn over de vertrekkende secretaresse. Benadruk dat je hebt geluisterd naar hun feedback en dat dit is meegenomen in de selectie. Organiseer een teamintroductie waarbij iedereen zich voorstelt en zijn rol uitlegt. Wijs een buddy aan voor de eerste weken en plan na twee weken een informele evaluatie met het team.
