Als makelaar weet je hoe belangrijk goede administratieve ondersteuning is voor het soepel laten verlopen van je dagelijkse werkzaamheden. Het inhuren van een secretaresse kan je enorm veel tijd besparen, maar wat zijn eigenlijk de kosten? De prijs voor het inhuren van een secretaresse bij een makelaar wordt bepaald door verschillende factoren zoals het aantal uren, de ervaring van de professional, het type dienstverband en de specifieke taken die uitgevoerd moeten worden. Bij Secretaresse.nl helpen we je graag om snel de juiste ondersteuning te vinden – neem gerust contact op voor een vrijblijvende offerte.
Waarom lopen makelaars vast zonder adequate administratieve ondersteuning? #
Zonder goede secretariële ondersteuning verdrinken makelaars al snel in administratieve taken die hen weghouden van waar ze echt goed in zijn: huizen verkopen en klanten helpen. Je bent uren kwijt aan het bijhouden van dossiers, het plannen van bezichtigingen, het beantwoorden van e-mails en telefoontjes, terwijl je eigenlijk nieuwe listings zou moeten binnenhalen of onderhandelingen zou moeten voeren. Deze inefficiëntie kost je niet alleen tijd, maar ook concrete omzet – elke gemiste bezichtiging of te laat beantwoorde klantmail kan een verloren deal betekenen. De oplossing ligt in het strategisch uitbesteden van deze taken aan een ervaren secretaresse die jouw administratie stroomlijnt, zodat jij je volledig kunt richten op je core business en meer deals kunt sluiten.
Wat missen makelaars door zelf alle klantcommunicatie te beheren? #
Wanneer je als makelaar zelf alle telefoontjes aanneemt, e-mails beantwoordt en WhatsApp-berichten afhandelt, mis je cruciale kansen om je expertise optimaal in te zetten. Je reageert vaak te laat op leads omdat je in een bezichtiging zit, waardoor potentiële klanten naar de concurrent gaan. Bovendien creëer je onbewust een bottleneck in je bedrijf waarbij alles via jou moet lopen, wat groei belemmert en stress veroorzaakt. Een professionele secretaresse fungeert als eerste aanspreekpunt dat klanten direct te woord staat, afspraken inplant volgens jouw beschikbaarheid en alleen de echt belangrijke zaken naar jou doorspeelt. Dit systeem zorgt ervoor dat geen enkele lead verloren gaat en klanten zich altijd gehoord voelen, terwijl jij je tijd effectief kunt besteden aan activiteiten die direct bijdragen aan je omzet.
Wat kost het inhuren van een secretaresse voor makelaars? #
De kosten voor het inhuren van een secretaresse worden beïnvloed door meerdere aspecten. Het uurtarief hangt af van de ervaring en specialisatie van de professional – een secretaresse met specifieke kennis van de makelaardij en ervaring met vastgoedsoftware zal een hoger tarief hebben dan iemand zonder branchekennis. Daarnaast spelen het aantal uren per week, de duur van de opdracht en de complexiteit van de taken een belangrijke rol in de prijsvorming.
Bij het bepalen van de totale kosten moet je ook rekening houden met de vorm van inhuur. Via een bemiddelingsbureau zoals wij betaal je naast het brutoloon ook een vergoeding voor de bemiddeling, screening en administratieve afhandeling. Dit lijkt duurder, maar je bespaart wel op werkgeverslasten, verzuimrisico’s en de tijd en kosten van werving en selectie. Voor kortdurende projecten of piekmomenten is inhuur via een bureau vaak voordeliger dan een vaste aanstelling.
Welke taken neemt een secretaresse over bij een makelaar? #
Een ervaren secretaresse in de makelaardij neemt een breed scala aan taken over die je dagelijkse werkdruk aanzienlijk verlichten. Ze beheert je agenda en plant bezichtigingen efficiënt in, waarbij rekening wordt gehouden met reistijden en je persoonlijke voorkeuren. Daarnaast verzorgt ze de volledige e-mailcorrespondentie, beantwoordt telefoontjes professioneel en filtert belangrijke van minder urgente zaken.
Op administratief vlak houdt een secretaresse alle dossiers up-to-date in het makelaarssysteem, bereidt ze verkoopbrochures en presentaties voor, en verzorgt ze de correspondentie met notarissen, taxateurs en andere betrokken partijen. Ook het opstellen van koopaktes, het verwerken van biedingen en het bijhouden van de voortgang van lopende transacties behoren tot haar takenpakket. Bij social media-savvy secretaresses kun je zelfs het beheer van je online aanwezigheid uitbesteden, inclusief het plaatsen van nieuwe woningen op Funda en het bijhouden van je sociale mediakanalen.
Wat is het verschil tussen een vaste en tijdelijke secretaresse inhuren? #
Het inhuren van een tijdelijke secretaresse biedt maximale flexibiliteit voor makelaars. Je kunt snel op- of afschalen bij drukte of juist rustige periodes, zonder vast te zitten aan langlopende contracten of opzegtermijnen. Dit is ideaal voor seizoenspieken in de woningmarkt of wanneer je tijdelijk extra ondersteuning nodig hebt voor een groot project. Bovendien draag je geen risico bij ziekte of vakantie – wij zorgen voor vervanging zodat je werk gewoon doorgaat.
Een vaste secretaresse in dienst nemen betekent meer continuïteit en de mogelijkheid om iemand volledig in te werken in jouw specifieke werkwijze. Na verloop van tijd kent ze al je klanten, weet ze precies hoe je werkt en kan ze steeds zelfstandiger opereren. Het nadeel is dat je als werkgever alle risico’s en verplichtingen draagt, van doorbetaling bij ziekte tot het regelen van vervanging tijdens vakanties. Ook ben je minder flexibel als je bedrijf krimpt of groeit – bij een vaste kracht zit je vast aan arbeidsrechtelijke procedures.
Hoeveel bespaar je door een secretaresse in te huren versus in dienst nemen? #
De besparing bij het inhuren van een secretaresse versus een vaste aanstelling zit in verschillende kostenposten. Bij inhuur betaal je geen werkgeverslasten zoals pensioenpremies, sociale verzekeringen en vakantiegeld – deze zijn al verwerkt in het uurtarief. Je hebt geen kosten voor werving en selectie, geen risico op doorbetaling bij langdurig ziekteverzuim en geen ontslagvergoeding bij beëindiging van de samenwerking.
Daarnaast bespaar je op indirecte kosten zoals het inwerken van nieuwe medewerkers bij verloop, het regelen van vervanging tijdens vakanties en het administreren van lonen en verlof. Voor makelaars die niet fulltime ondersteuning nodig hebben, is inhuur vaak aanzienlijk voordeliger omdat je alleen betaalt voor de uren die je daadwerkelijk nodig hebt. Ook vermijd je het risico van overcapaciteit tijdens rustige periodes in de woningmarkt.
Welke vaardigheden moet een secretaresse voor makelaars hebben? #
Een secretaresse in de makelaardij moet over specifieke vaardigheden beschikken die verder gaan dan algemene administratieve competenties. Kennis van vastgoedterminologie is essentieel – ze moet het verschil weten tussen erfpacht en eigen grond, begrijpen wat een taxatierapport inhoudt en vertrouwd zijn met termen als kosten koper en overdrachtsbelasting. Ervaring met makelaarssoftware zoals Realworks, TIARA of Move is een grote pre, net als bekendheid met portals zoals Funda en het kunnen werken met digitale handtekeningen.
Op het gebied van soft skills zijn uitstekende communicatieve vaardigheden cruciaal. Een secretaresse is vaak het eerste contact met potentiële kopers en verkopers, dus een vriendelijke en professionele uitstraling is belangrijk. Ze moet stressbestendig zijn, kunnen multitasken en prioriteiten stellen wanneer meerdere deadlines samenvallen. Discretie is ook van groot belang gezien de vertrouwelijke informatie waarmee ze werkt, van financiële gegevens tot persoonlijke situaties van klanten.
Hoe snel kan een makelaar een secretaresse inhuren? #
De snelheid waarmee je een secretaresse kunt inhuren hangt af van je specifieke wensen en de beschikbaarheid van geschikte kandidaten. Bij Secretaresse.nl kunnen we vaak binnen 12 uur al een offerte uitbrengen en hebben we door ons uitgebreide netwerk meestal snel toegang tot ervaren professionals. Voor standaard secretariële ondersteuning kunnen we vaak binnen enkele dagen een geschikte kandidaat presenteren die direct kan starten.
Voor meer gespecialiseerde functies, zoals een secretaresse met uitgebreide ervaring in commercieel vastgoed of specifieke softwarekennis, kan het matchingproces iets langer duren. We screenen onze kandidaten grondig op vaardigheden en ervaring om er zeker van te zijn dat ze perfect aansluiten bij jouw behoeften. Deze zorgvuldige aanpak voorkomt teleurstellingen achteraf en zorgt ervoor dat de secretaresse vanaf dag één productief kan zijn in jouw makelaarskantoor.
Ben je als makelaar op zoek naar professionele secretariële ondersteuning die je administratie uit handen neemt? Wij helpen je graag om snel de juiste professional te vinden die perfect aansluit bij jouw werkwijze en behoeften. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden en ontvang binnen 12 uur een offerte op maat.
Vraag direct offerte aan
Schrijf je nu in en solliciteer
Veelgestelde vragen #
Hoe lang duurt het voordat een ingehuurde secretaresse volledig is ingewerkt in mijn makelaarskantoor? #
De inwerkperiode varieert van 1 tot 2 weken, afhankelijk van de complexiteit van je systemen en werkprocessen. Een ervaren secretaresse met makelaardij-ervaring pakt standaardtaken zoals agendabeheer en klantcommunicatie vaak al binnen enkele dagen op. Voor specifieke software zoals Realworks of bedrijfseigen procedures kan de volledige inwerktijd oplopen tot maximaal 3 weken, waarbij de secretaresse geleidelijk steeds zelfstandiger gaat werken.
Kan ik een secretaresse ook op projectbasis inhuren, bijvoorbeeld alleen voor een grote nieuwbouwontwikkeling? #
Ja, projectmatige inhuur is juist een van de grote voordelen van werken met een bemiddelingsbureau. Je kunt een secretaresse inhuren voor de exacte duur van je project, of dit nu 2 maanden of een jaar is. Dit is ideaal voor het ondersteunen bij nieuwbouwprojecten waarbij je tijdelijk extra capaciteit nodig hebt voor het verwerken van inschrijvingen, het organiseren van kijkdagen en het begeleiden van het complete verkooptraject.
Wat gebeurt er als de ingehuurde secretaresse niet aan mijn verwachtingen voldoet? #
Bij een bemiddelingsbureau heb je meestal een proefperiode waarin je kunt evalueren of de match goed is. Mocht de secretaresse toch niet passen bij je werkwijze of verwachtingen, dan zoekt het bureau kosteloos een vervangende kandidaat. Dit is een groot voordeel ten opzichte van een vaste aanstelling, waarbij je met arbeidsrechtelijke procedures te maken krijgt. De meeste bureaus bieden ook een tevredenheidsgarantie voor de eerste weken.
Welke administratieve taken kan ik beter zelf blijven doen als makelaar? #
Strategische beslissingen zoals het vaststellen van vraagprijzen, onderhandelingstactieken en het beoordelen van biedingen blijf je natuurlijk zelf doen. Ook het persoonlijke klantcontact bij cruciale momenten zoals de ondertekening van opdrachten of het sluiten van deals is typisch makelaarswerk. Je secretaresse bereidt deze zaken voor en handelt de administratie eromheen af, maar de inhoudelijke beslissingen en relatiemanagement op topniveau blijven jouw verantwoordelijkheid.
Is het mogelijk om een secretaresse te delen met andere makelaars in mijn kantoor? #
Absoluut, het delen van een secretaresse is een kostenefficiënte oplossing voor kleinere makelaarskantoren of zelfstandige makelaars. Je kunt bijvoorbeeld met 2-3 collega's samen een fulltime secretaresse inhuren, waarbij ieder een vast aantal uren per week krijgt toegewezen. Dit verlaagt de kosten per makelaar aanzienlijk terwijl je toch profiteert van professionele ondersteuning. Het bureau kan helpen met het opstellen van duidelijke afspraken over taakverdeling en prioritering.
Hoe zorg ik ervoor dat een ingehuurde secretaresse mijn huisstijl en werkwijze perfect overneemt? #
Begin met het opstellen van een duidelijk inwerkdocument waarin je je procedures, huisstijl en communicatierichtlijnen vastlegt. Plan in de eerste week dagelijkse evaluatiemomenten van 15 minuten om feedback te geven en vragen te beantwoorden. Geef toegang tot eerdere correspondentie en documenten als voorbeelden, en laat de secretaresse eerst meekijken voordat ze zelfstandig gaat werken. Een goede secretaresse maakt aantekeningen en bouwt haar eigen handboek op basis van jouw specifieke voorkeuren.
Gerelateerde artikelen #
- Welke taken rond projectdossiers en onderaannemers voert een secretaresse uit in de bouw?
- Waarom willen mensen secretaresse worden?
- Kun je een secretaresse inhuren zonder uitzendbureau?
- Welke juridische kennis moet een ingehuurde secretaresse op een advocatenkantoor hebben?
- Welke certificaten zijn waardevol voor een juridisch secretaresse?
