Er zijn diverse soorten secretaresses die in het moderne bedrijfsleven actief zijn. De belangrijkste categorieën zijn de directiesecretaresse, managementassistent, afdelingssecretaresse en de receptionist/telefonist met secretariële taken. Daarnaast bestaan er gespecialiseerde functies zoals juridisch secretaresse, medisch secretaresse en projectsecretaresse. Elke rol heeft eigen verantwoordelijkheden en vereiste vaardigheden, variërend van agendabeheer en notuleren tot complexe projectondersteuning en het voorbereiden van vergaderingen.
Welke verschillende soorten secretaresses bestaan er? #
In de huidige werkomgeving komen diverse secretariële functies voor, elk met eigen verantwoordelijkheden en specialisaties. De meest voorkomende soorten zijn:
- Directiesecretaresse: Ondersteunt directieleden en bestuurders bij complexe taken, agendabeheer en vertrouwelijke zaken.
- Managementassistent: Biedt ondersteuning aan managers en managementteams, vaak met meer zelfstandige taken.
- Afdelingssecretaresse: Verzorgt administratieve taken voor specifieke afdelingen.
- Receptionist/telefonist met secretariële taken: Combineert ontvangst van bezoekers met basis secretariële werkzaamheden.
- Office assistant: Ondersteunt het gehele kantoor met diverse administratieve taken.
De benamingen en exacte invulling variëren per organisatie, maar de kernverantwoordelijkheden omvatten meestal correspondentie afhandelen, agendabeheer, documentvoorbereiding en organisatie van bijeenkomsten. Bij het zoeken naar een passende secretaresse vacature is het belangrijk te kijken welk type het beste bij jouw vaardigheden en ambities past.
Wat is het verschil tussen een directiesecretaresse en een managementassistent? #
Het belangrijkste verschil tussen een directiesecretaresse en een managementassistent zit in het niveau van de ondersteunde personen en de mate van zelfstandigheid. Een directiesecretaresse werkt direct voor de hoogste leiding van een organisatie, terwijl een managementassistent meestal middenmanagement ondersteunt.
Een directiesecretaresse:
- Handelt zeer vertrouwelijke zaken af
- Bewaakt de agenda van directieleden met hoge prioriteit
- Bereidt bestuursvergaderingen voor en notuleert deze
- Functioneert als belangrijk communicatiekanaal tussen directie en rest van de organisatie
Een managementassistent:
- Heeft vaak meer zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheden
- Bereidt rapportages voor en analyseert gegevens
- Ondersteunt vaak meerdere managers tegelijk
- Neemt soms projectcoördinerende taken op zich
In praktijk zien we dat de functies naar elkaar toe groeien en de titels soms uitwisselbaar worden gebruikt. De exacte invulling hangt sterk af van de organisatiestructuur en -cultuur.
Welke specialistische secretaressefuncties zijn er? #
Naast algemene secretaressefuncties bestaan er diverse specialistische rollen die specifieke vakkennis vereisen. Deze functies combineren secretariële vaardigheden met branchespecifieke expertise.
De meest voorkomende specialistische secretaressefuncties zijn:
- Medisch secretaresse: Werkt in ziekenhuizen of praktijken en verwerkt medische correspondentie, kent medische terminologie en beheert patiëntendossiers.
- Juridisch secretaresse: Ondersteunt advocaten of notarissen, kent juridische procedures en terminologie, en bereidt juridische documenten voor.
- HR-secretaresse: Assisteert de HR-afdeling met personeelsdossiers, vacatures en onboarding van nieuwe medewerkers.
- Projectsecretaresse: Biedt administratieve ondersteuning aan projectteams, bewaakt deadlines en verzorgt projectdocumentatie.
- Financieel secretaresse: Ondersteunt financiële afdelingen met boekhouding, facturen en financiële administratie.
Deze specialistische functies vereisen vaak aanvullende opleidingen of cursussen en bieden de mogelijkheid je te ontwikkelen in een specifieke richting die aansluit bij je interesses.
Wat doet een officemanager anders dan een secretaresse? #
Een officemanager heeft meer leidinggevende en coördinerende verantwoordelijkheden dan een secretaresse. Het belangrijkste verschil zit in de bevoegdheid en het strategische element van de functie.
Een officemanager:
- Geeft vaak leiding aan ondersteunend personeel
- Beheert kantoorbudgetten en kosten
- Neemt zelfstandig beslissingen over kantoorprocessen en -beleid
- Ontwikkelt en implementeert procedures voor efficiënter werken
- Is betrokken bij strategische besluitvorming rond kantoorzaken
Een secretaresse is meer gericht op directe ondersteuning van personen of afdelingen, terwijl de officemanager het gehele kantoor beheert. In kleinere organisaties zie je vaak dat secretariële functies doorgroeien naar de rol van officemanager, waarbij iemand geleidelijk meer verantwoordelijkheden krijgt voor het gehele kantoor.
Welke opleiding heb je nodig voor verschillende secretaressefuncties? #
De benodigde opleiding voor secretaressefuncties varieert afhankelijk van het niveau en specialisme van de functie. Voor de meeste secretariële rollen vormt een mbo-opleiding de basis.
Voor algemene secretaressefuncties:
- Mbo-niveau 3/4 Secretariële opleidingen of Office management
- Hbo Associate Degree Management ondersteuning (voor hogere functies)
- Aanvullende cursussen in bijvoorbeeld MS Office, timemanagement
Voor specialistische functies:
- Medisch secretaresse: Mbo-opleiding Doktersassistent of Medisch secretaresse
- Juridisch secretaresse: Mbo-opleiding Juridisch secretaresse of cursussen juridisch secretariaat
- Directiesecretaresse: Vaak hbo-niveau werk- en denkniveau, eventueel aangevuld met managementcursussen
Naast formele opleidingen zijn soft skills zoals communicatievaardigheid, discretie, probleemoplossend vermogen en organisatietalent minstens zo belangrijk voor een succesvolle carrière als secretaresse.
Wat zijn de carrièremogelijkheden voor secretaresses? #
Het secretaressevak biedt diverse doorgroeimogelijkheden, zowel binnen de secretariële lijn als naar aangrenzende functies. Een veelvoorkomend carrièrepad begint bij een junior secretaresse of administratief medewerker en ontwikkelt zich verder.
Mogelijke carrièrestappen zijn:
- Van afdelingssecretaresse naar directiesecretaresse
- Van algemeen secretaresse naar gespecialiseerde secretaresse (juridisch, medisch)
- Doorgroei naar managementassistent met meer verantwoordelijkheden
- Ontwikkeling richting officemanager of facilitair manager
- Specialisatie in projectmanagement of eventorganisatie
- Overstap naar HR-functies, zoals recruiter of HR-adviseur
Voor ambitieuze secretaresses zijn er veel mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen. Door het volgen van aanvullende opleidingen, het opdoen van specifieke ervaring en het uitbreiden van je netwerk kun je doorgroeien naar meer gespecialiseerde of leidinggevende functies.
Ben je op zoek naar advies over jouw mogelijkheden binnen het secretaressevak of wil je weten welk type secretaressefunctie het beste bij jou past? Werkgevers zoeken regelmatig naar talentvolle secretaresses met verschillende vaardigheden. Je kunt altijd een offerte aanvragen voor meer informatie over de mogelijkheden binnen dit veelzijdige vakgebied.
