Tijdens een sollicitatiegesprek voor een secretaresse functie is het belangrijk om je relevante werkervaring, administratieve vaardigheden en organisatietalent te benoemen. Bespreek concrete voorbeelden uit eerdere functies die je communicatieve vaardigheden en flexibiliteit aantonen. Zorg dat je authentiek overkomt wanneer je uitlegt waarom je als secretaresse wilt werken, en toon oprechte interesse in het bedrijf door gerichte vragen te stellen. Een goede voorbereiding, professionele uitstraling en het gebruik van de STAR-methode voor het delen van voorbeelden helpen je om een sterke indruk te maken.
Wat zijn de belangrijkste punten om te benoemen tijdens een sollicitatiegesprek voor secretaresse? #
De belangrijkste punten die je moet bespreken zijn je relevante werkervaring, administratieve vaardigheden, organisatietalent, communicatieve vaardigheden en flexibiliteit. Focus op concrete voorbeelden uit je vorige functies die deze kwaliteiten duidelijk maken.
Begin met het delen van je werkervaring in soortgelijke rollen. Vertel over de taken die je uitvoerde, zoals agendabeheer, correspondentie afhandelen, en het organiseren van vergaderingen. Maak duidelijk hoeveel jaar ervaring je hebt en in welke sectoren je hebt gewerkt.
Je administratieve vaardigheden zijn natuurlijk heel belangrijk. Bespreek welke softwareprogramma’s je beheerst, zoals Microsoft Office, planningstool en CRM-systemen. Geef voorbeelden van hoe je deze tools effectief hebt ingezet om processen te verbeteren of tijd te besparen.
Organisatietalent kun je aantonen door te vertellen over situaties waarin je meerdere taken tegelijk moest managen. Bijvoorbeeld hoe je de agenda’s van verschillende managers coördineerde, of hoe je een groot evenement hebt georganiseerd. Wees specifiek over de uitdagingen en hoe je die hebt opgelost.
Communicatieve vaardigheden zijn onmisbaar voor een secretaresse. Deel voorbeelden van hoe je professioneel communiceert met verschillende doelgroepen, van collega’s tot externe klanten. Vertel ook over je taalvaardigheden en hoe je die inzet in je werk.
Hoe beantwoord je de vraag ‘Waarom wil je als secretaresse werken?’ #
Een authentiek antwoord op deze vraag laat zien dat je passie hebt voor het vak. Leg uit dat je het fijn vindt om anderen te ondersteunen, processen te organiseren en bij te dragen aan een soepel lopend kantoor. Personaliseer je antwoord door het te koppelen aan de specifieke organisatie waar je solliciteert.
Je kunt bijvoorbeeld zeggen: “Ik krijg energie van het ondersteunen van een team en het zorgen dat alles op rolletjes loopt. Het geeft me voldoening om te zien dat mijn organisatorische vaardigheden direct bijdragen aan het succes van anderen. Bij jullie organisatie spreekt me vooral aan dat…”
Vermijd algemene antwoorden zoals “ik ben goed in organiseren”. Maak het persoonlijk door te vertellen wat je specifiek leuk vindt aan het werk. Misschien geniet je van de afwisseling, het contact met verschillende mensen, of de uitdaging om complexe agenda’s te managen.
Laat ook zien dat je onderzoek hebt gedaan naar het bedrijf. Noem specifieke aspecten die je aanspreken, zoals de bedrijfscultuur, de sector waarin ze actief zijn, of hun manier van werken. Dit toont oprechte interesse en motivatie.
Welke voorbeelden van je werkervaring moet je delen? #
Deel concrete situaties die relevant zijn voor de functie, zoals het beheren van complexe agenda’s, het behandelen van vertrouwelijke informatie, het coördineren van meerdere projecten tegelijk, en communicatie met verschillende afdelingen. Gebruik de STAR-methode om je voorbeelden gestructureerd te presenteren.
De STAR-methode staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Begin met het schetsen van de situatie, bijvoorbeeld: “In mijn vorige functie moest ik de agenda’s van drie directeuren beheren die vaak tegenstrijdige afspraken hadden.” Vervolgens beschrijf je je taak, de acties die je ondernam, en het positieve resultaat.
Goede voorbeelden om te delen zijn:
- Een moment waarop je een dubbelboeking hebt voorkomen door proactief te handelen
- Hoe je een belangrijke deadline hebt gehaald ondanks onverwachte obstakels
- Een situatie waarin je vertrouwelijke informatie professioneel hebt behandeld
- Het succesvol organiseren van een groot bedrijfsevenement of vergadering
Zorg dat je voorbeelden aansluiten bij de vacature. Als de functie veel internationale contacten bevat, deel dan een voorbeeld waarin je taalvaardigheden belangrijk waren. Bij een functie met veel projectcoördinatie, focus je op voorbeelden van multitasking en planning.
Wat zeg je over je sterke punten en verbeterpunten? #
Bij het bespreken van je sterke punten, noem kwaliteiten zoals accuratesse, proactiviteit en stressbestendigheid. Voor verbeterpunten, wees eerlijk maar strategisch door punten te noemen die je actief ontwikkelt, zonder jezelf te diskwalificeren voor de functie.
Sterke punten die relevant zijn voor een secretaresse vacature zijn bijvoorbeeld:
- Accuratesse: “Ik werk zeer nauwkeurig en controleer mijn werk altijd dubbel, wat belangrijk is bij het verwerken van belangrijke documenten.”
- Proactiviteit: “Ik denk graag vooruit en anticipeer op de behoeften van mijn manager, waardoor problemen vaak voorkomen worden.”
- Flexibiliteit: “Ik pas me makkelijk aan veranderende prioriteiten aan en blijf kalm onder druk.”
Voor verbeterpunten, kies iets wat niet direct de kern van de functie raakt. Bijvoorbeeld: “Ik ben soms te perfectionistisch, waardoor ik meer tijd aan taken besteed dan nodig. Ik werk eraan om beter in te schatten wanneer iets ‘goed genoeg’ is.” Of: “Ik vind het soms lastig om nee te zeggen, maar ik leer steeds beter mijn grenzen aan te geven om de kwaliteit van mijn werk te waarborgen.”
Belangrijk is dat je bij elk verbeterpunt aangeeft wat je eraan doet om jezelf te verbeteren. Dit laat zien dat je zelfreflectie hebt en actief werkt aan je ontwikkeling.
Hoe toon je interesse in het bedrijf tijdens het gesprek? #
Toon interesse door slimme vragen te stellen over de bedrijfscultuur, teamstructuur en groeimogelijkheden. Laat subtiel blijken dat je vooronderzoek hebt gedaan en toon enthousiasme voor specifieke aspecten van de organisatie en functie.
Goede vragen die je kunt stellen zijn:
- “Hoe ziet een typische werkdag eruit voor een secretaresse in jullie organisatie?”
- “Met welke afdelingen werk ik het meest samen in deze functie?”
- “Welke ontwikkelingsmogelijkheden bieden jullie voor administratief personeel?”
- “Wat zijn de grootste uitdagingen waar het team momenteel mee te maken heeft?”
Verwijs tijdens het gesprek naar informatie die je hebt gevonden op hun website of in het nieuws. Bijvoorbeeld: “Ik las dat jullie recent een nieuw kantoor hebben geopend. Hoe beïnvloedt dit de werkzaamheden van het secretariaat?”
Let ook op je lichaamstaal. Maak oogcontact, knik instemmend wanneer de interviewer praat, en laat met je houding zien dat je geïnteresseerd bent. Maak aantekeningen van belangrijke punten, dit toont betrokkenheid en professionaliteit.
Belangrijkste tips voor een succesvol sollicitatiegesprek als secretaresse #
Voor een succesvol sollicitatiegesprek zijn professionele kleding, punctualiteit, positieve lichaamstaal en een goede follow-up belangrijk. Wees authentiek en toon naast je professionele kwaliteiten ook je persoonlijkheid.
Praktische tips voor je sollicitatiegesprek:
- Kleed je zakelijk en verzorgd, eerste indrukken zijn belangrijk
- Kom 10-15 minuten te vroeg aan, dit geeft je tijd om te acclimatiseren
- Neem extra kopieën van je cv mee, plus een notitieblok en pen
- Zet je telefoon uit of op stil voordat je het gebouw binnenkomt
- Geef een stevige handdruk en maak oogcontact bij de begroeting
Tijdens het gesprek is het belangrijk om jezelf te blijven. Natuurlijk wil je professioneel overkomen, maar laat ook je persoonlijkheid zien. Bedrijven zoeken niet alleen naar iemand met de juiste vaardigheden, maar ook naar iemand die goed in het team past.
Na het gesprek stuur je binnen 24 uur een bedankmail waarin je je interesse nogmaals bevestigt. Refereer aan een specifiek onderwerp uit het gesprek om te laten zien dat je goed hebt geluisterd.
Als je op zoek bent naar ondersteuning bij het vinden van de perfecte secretaresse functie, of als je meer wilt weten over hoe je je kunt voorbereiden op sollicitatiegesprekken, kunnen wij je helpen. Bij Secretaresse.nl hebben we jarenlange ervaring in het matchen van administratieve professionals met de juiste werkgevers. Neem gerust contact met ons op voor persoonlijk advies over jouw carrière als secretaresse.
