Een bestuurssecretaresse is de rechterhand van bestuurders en directieleden die belangrijke administratieve, coördinerende en organisatorische ondersteuning biedt. Ze fungeert als communicatieschakel tussen het bestuur en andere afdelingen, bereidt vergaderingen voor, beheert agenda’s, stelt documenten op en bewaakt deadlines. Met haar diplomatieke vaardigheden, discretie en organisatietalent zorgt ze ervoor dat bestuurlijke processen soepel verlopen en dat bestuurders zich kunnen concentreren op strategische besluitvorming. Vooral in complexe organisaties met veel juridische aspecten is een bestuurssecretaresse onmisbaar.
Wat houdt de functie van een bestuurssecretaresse in? #
De functie van een bestuurssecretaresse omvat het bieden van hoogwaardige ondersteuning aan het bestuur of de raad van bestuur van een organisatie. Ze vormt een belangrijke schakel tussen het bestuurlijke niveau en de rest van de organisatie, waarbij ze niet alleen administratieve taken uitvoert maar ook vaak een adviserende rol heeft.
Een bestuurssecretaresse werkt op het snijvlak van management, communicatie en vaak ook juridische zaken. Ze heeft inzicht in bestuurlijke processen en bewaakt de correcte uitvoering hiervan. In veel organisaties is ze betrokken bij het voorbereiden en uitwerken van strategische beslissingen.
Kenmerkend voor deze functie is de hoge mate van vertrouwelijkheid waarmee wordt gewerkt. De bestuurssecretaresse heeft toegang tot gevoelige informatie en moet hiermee discreet kunnen omgaan. Ze werkt nauw samen met de voorzitter van het bestuur en andere bestuursleden om ervoor te zorgen dat het bestuur effectief kan functioneren.
Wat zijn de belangrijkste taken van een bestuurssecretaresse? #
Een bestuurssecretaresse heeft een gevarieerd takenpakket dat vooral draait om het faciliteren van het bestuurlijke proces. De belangrijkste taken omvatten:
- Vergadermanagement: het plannen, voorbereiden en organiseren van bestuursvergaderingen, inclusief het opstellen van agenda’s en het verzamelen van relevante documenten
- Notuleren van bestuursvergaderingen en het uitwerken van bestuursbesluiten
- Bewaken van de opvolging van actiepunten en besluiten
- Agendabeheer voor bestuurders en directieleden
- Opstellen en redigeren van bestuurlijke documenten, zoals jaarverslagen, beleidsstukken en correspondentie
- Coördineren van informatiestromen tussen bestuur en organisatie
- Beheren van bestuurlijke archieven en documentatie
- Voorbereiden van presentaties en speeches voor bestuurders
- Ondersteunen bij juridische en governance-vraagstukken
Met name in grotere organisaties heeft een bestuurssecretaresse vaak veel te maken met juridische kwesties. Een secretaresse juridisch onderlegd kan daarom extra waardevol zijn, bijvoorbeeld bij het opstellen van overeenkomsten of het bijhouden van wettelijke verplichtingen.
Welke vaardigheden moet een goede bestuurssecretaresse hebben? #
Een effectieve bestuurssecretaresse beschikt over een combinatie van professionele en persoonlijke vaardigheden die haar in staat stellen op hoog niveau te functioneren. De volgende competenties zijn essentieel:
- Discretie en integriteit: omgaan met vertrouwelijke informatie is een kernaspect
- Uitstekende communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- Organisatietalent en planningsvermogen
- Proactieve werkhouding en probleemoplossend vermogen
- Diplomatieke vaardigheden en politieke sensitiviteit
- Stressbestendigheid en het vermogen om onder druk te presteren
- Zelfstandigheid en besluitvaardigheid
- Accuratesse en oog voor detail
- Kennis van bestuurlijke processen en governance-principes
- Basiskennis van juridische zaken, vooral voor een secretaresse juridisch actief
Daarnaast is het belangrijk dat een bestuurssecretaresse beschikt over uitstekende digitale vaardigheden, waaronder beheersing van kantoorsoftware en mogelijk specifieke bestuurlijke tools.
Wat is het verschil tussen een bestuurssecretaresse en een directiesecretaresse? #
Hoewel de functies van bestuurssecretaresse en directiesecretaresse verwant zijn, bestaan er enkele belangrijke verschillen in werkterrein, verantwoordelijkheden en positie:
| Bestuurssecretaresse | Directiesecretaresse |
|---|---|
| Ondersteunt het volledige bestuur of de raad van bestuur | Ondersteunt vaak één of enkele directieleden |
| Meer focus op governance en bestuurlijke processen | Meer focus op operationele ondersteuning |
| Vaak een formele rol in besluitvormingsprocessen | Meestal een ondersteunende rol bij besluitvorming |
| Sterke juridische component in werkzaamheden | Minder juridische aspecten, meer algemene ondersteuning |
| Vaak betrokken bij externe stakeholders zoals aandeelhouders | Meer gericht op interne processen en contacten |
In kleinere organisaties kunnen deze rollen overlappen of gecombineerd worden. De bestuurssecretaresse heeft doorgaans een zwaardere verantwoordelijkheid als het gaat om formele bestuurlijke processen en juridische zaken.
Welke opleiding en ervaring is nodig voor een bestuurssecretaresse? #
Voor de functie van bestuurssecretaresse is doorgaans een gedegen opleiding en relevante werkervaring vereist. De meeste werkgevers verwachten:
- Een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld Management Assistant, Office Management of Bestuurskunde
- Specifieke opleidingen of certificeringen voor bestuurssecretaressen, zoals aangeboden door instituten als de Governance University
- Minimaal 3-5 jaar werkervaring in een secretariële functie op hoog niveau
- Voor een secretaresse juridisch actief: aanvullende juridische kennis of opleiding
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede kennis van Engels
Doorgroeimogelijkheden voor een bestuurssecretaresse liggen vaak in de richting van bestuurlijke functies zoals bestuursadviseur, compliance officer of governance specialist. Met aanvullende opleidingen kunnen ze ook doorgroeien naar management- of beleidsfuncties.
Hoe vind je de juiste bestuurssecretaresse voor je organisatie? #
Het vinden van een geschikte bestuurssecretaresse vraagt om een doordachte aanpak. Deze professional vormt immers een belangrijke schakel in je bestuurlijke processen. Begin met het opstellen van een duidelijk functieprofiel waarin je niet alleen de vereiste vaardigheden en ervaring beschrijft, maar ook de persoonlijkheidskenmerken die passen bij je organisatiecultuur.
Overweeg de volgende wervingskanalen:
- Gespecialiseerde recruitmentbureaus met focus op secretariële functies
- Professionele netwerken zoals LinkedIn
- Vacatureplatforms gericht op management support
- Je eigen professionele netwerk via interne referrals
Tijdens het selectieproces is het belangrijk om niet alleen te letten op de technische vaardigheden en ervaring, maar ook op aspecten als discretie, communicatiestijl en culturele fit. Laat kandidaten bijvoorbeeld een casus uitwerken over het omgaan met vertrouwelijke informatie of het organiseren van een complexe bestuursvergadering. Het plaatsen van een doelgerichte vacature helpt bij het aantrekken van de juiste kandidaten.
Conclusie: De onmisbare schakel in effectief bestuur #
Een bestuurssecretaresse is veel meer dan alleen een administratieve ondersteuner – ze is een strategische partner die bijdraagt aan goed bestuur en effectieve besluitvorming. Met haar combinatie van organisatorische, communicatieve en vaak juridische vaardigheden zorgt ze ervoor dat bestuurlijke processen soepel verlopen en dat bestuurders optimaal kunnen functioneren.
De juiste bestuurssecretaresse vinden kan een uitdaging zijn, maar is een investering die zich terugbetaalt in efficiëntere bestuurlijke processen en betere governance. Bij Secretaresse.nl begrijpen we de unieke eisen die aan deze functie worden gesteld. We helpen je graag bij het vinden van een bestuurssecretaresse die past bij jouw organisatie en bestuurlijke behoeften. Neem gerust contact met ons op voor advies op maat.
