Een goede executive assistant vinden begint met het begrijpen van wat deze rol precies inhoudt en welke kwaliteiten je zoekt. Het gaat om veel meer dan alleen administratieve ondersteuning – een executive assistant is je strategische partner die proactief meedenkt, vertrouwelijke zaken behartigt en jouw werkdag soepel laat verlopen. De juiste persoon vinden vraagt om een doordachte aanpak waarbij je niet alleen kijkt naar ervaring en vaardigheden, maar ook naar persoonlijkheid, werkstijl en de match met jouw organisatiecultuur.
Wat maakt iemand eigenlijk een goede executive assistant? #
Een goede executive assistant onderscheidt zich door een unieke combinatie van proactiviteit, discretie en uitstekende organisatorische vaardigheden. Deze professional denkt vooruit, anticipeert op behoeften en handelt zelfstandig binnen duidelijke kaders. Het verschil met andere administratieve functies zit vooral in het strategische denkniveau en de mate van verantwoordelijkheid.
De belangrijkste eigenschappen die je zoekt zijn proactiviteit en het vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen. Je executive assistant moet situaties kunnen inschatten en weten wanneer direct handelen nodig is of wanneer overleg gewenst is. Discretie is daarbij onmisbaar – deze persoon krijgt toegang tot vertrouwelijke informatie en moet daar professioneel mee omgaan.
Organisatievermogen gaat verder dan alleen agenda’s beheren. Het betekent prioriteiten stellen, complexe projecten coördineren en ervoor zorgen dat alles op het juiste moment gebeurt. Een goede executive assistant jongleert moeiteloos met meerdere taken en houdt altijd het overzicht.
Communicatieve vaardigheden zijn net zo belangrijk. Je assistant communiceert namens jou met verschillende stakeholders, van medewerkers tot belangrijke klanten. De toon, timing en inhoud van berichten moeten perfect aansluiten bij jouw stijl en de situatie. Dit vraagt om uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden, plus het vermogen om zich aan te passen aan verschillende doelgroepen.
Waar begin je met zoeken naar een executive assistant? #
Het zoeken naar een executive assistant kan via verschillende kanalen, elk met eigen voordelen. Gespecialiseerde bureaus voor secretariële ondersteuning kennen de markt en hebben toegang tot ervaren kandidaten. Online platforms zoals LinkedIn en Indeed bereiken een breed publiek, terwijl je eigen netwerk vaak verrassend goede kandidaten oplevert.
Gespecialiseerde bureaus bieden het voordeel van voorgeselecteerde kandidaten die al gescreend zijn op relevante ervaring. Ze begrijpen de specifieke eisen van executive assistant functies en kunnen snel schakelen. Het nadeel is dat je betaalt voor deze service, maar de tijdwinst en kwaliteit maken dit vaak meer dan goed.
Online wervingsplatforms geven je directe toegang tot actief zoekende kandidaten. Je kunt zelf filteren op ervaring, locatie en vaardigheden. Het vraagt wel meer tijd van jouw kant om cv’s door te nemen en eerste selecties te maken. Zorg voor een duidelijke vacaturetekst voor executive assistant die precies beschrijft wat je zoekt.
Je eigen netwerk en dat van je medewerkers is vaak een onderschatte bron. Een warme aanbeveling van iemand die je vertrouwt heeft grote waarde. Vraag collega’s, zakenrelaties en huidige medewerkers of ze iemand kennen. Interne doorstroom is ook een optie – misschien zit je ideale executive assistant al in je organisatie in een andere rol.
Social media, vooral LinkedIn, biedt mogelijkheden voor zowel actieve als passieve werving. Je kunt niet alleen vacatures plaatsen, maar ook zelf interessante kandidaten benaderen die momenteel niet actief zoeken maar wel open staan voor nieuwe kansen.
Welke vragen stel je tijdens een sollicitatiegesprek met een executive assistant? #
Effectieve sollicitatievragen voor een executive assistant richten zich op praktijkervaring, probleemoplossend vermogen en het omgaan met vertrouwelijke informatie. Begin met open vragen over eerdere werkervaringen: “Vertel eens over een situatie waarin je proactief een probleem hebt opgelost voor je leidinggevende” geeft inzicht in werkwijze en initiatief.
Test het organisatievermogen met concrete scenario’s. Vraag bijvoorbeeld hoe ze een dubbele afspraak in je agenda zouden oplossen of hoe ze prioriteiten stellen bij conflicterende deadlines. De manier waarop kandidaten deze situaties benaderen, zegt veel over hun werkstijl en probleemoplossend vermogen.
Discretie kun je toetsen door te vragen naar het omgaan met gevoelige informatie in vorige functies. Let hierbij op of kandidaten concrete voorbeelden kunnen geven zonder daadwerkelijk vertrouwelijke details prijs te geven. Dit toont professioneel inzicht.
Communicatieve vaardigheden test je door kandidaten te vragen een complexe situatie uit te leggen of door hen tijdens het gesprek te observeren. Hoe helder drukken ze zich uit? Passen ze hun communicatiestijl aan tijdens het gesprek? Stellen ze verduidelijkende vragen?
Vraag ook naar hun ervaring met specifieke tools en systemen die je gebruikt. Een goede executive assistant leert snel, maar ervaring met relevante software is een pre. Bespreek hun aanpassingsvermogen door te vragen naar situaties waarin ze met nieuwe systemen of veranderende omstandigheden moesten werken.
Hoe beoordeel je of een executive assistant bij jouw organisatie past? #
De culturele fit tussen een executive assistant en je organisatie bepaalt grotendeels het succes van de samenwerking. Observeer tijdens gesprekken hoe kandidaten reageren op je bedrijfscultuur. Past hun communicatiestijl bij die van jouw organisatie? Delen ze belangrijke waarden zoals klantgerichtheid, innovatie of teamwork?
Referentiechecks zijn waardevol om de match te verifiëren. Vraag vorige werkgevers niet alleen naar prestaties, maar ook naar werkstijl, samenwerking en aanpassingsvermogen. Specifieke vragen over hoe de kandidaat omging met stress, veranderingen of conflicten geven nuttige inzichten.
Een proefperiode of praktijkopdracht helpt om de samenwerking in de praktijk te testen. Laat kandidaten bijvoorbeeld een complexe reissituatie plannen of een meeting voorbereiden. Dit geeft beide partijen een realistisch beeld van de samenwerking.
De match tussen jouw werkstijl en die van je assistant is belangrijk voor dagelijkse efficiëntie. Ben je iemand die graag alles tot in detail bespreekt of geef je liever hoofdlijnen? Werk je het liefst ’s ochtends vroeg of juist ’s avonds? Een goede administratieve professional past zich aan, maar enige natuurlijke afstemming maakt het werk voor beiden aangenamer.
Let ook op non-verbale signalen tijdens ontmoetingen. Voelt de interactie natuurlijk? Is er wederzijds respect en begrip? Deze zachte factoren zijn moeilijk te meten maar wel belangrijk voor een succesvolle langetermijnsamenwerking.
Wanneer weet je dat je de juiste executive assistant hebt gevonden? #
Je hebt de juiste executive assistant gevonden wanneer zowel harde competenties als zachte factoren kloppen. Ervaring en vaardigheden zijn meetbaar, maar de persoonlijke klik en wederzijds vertrouwen zijn minstens zo belangrijk. De ideale kandidaat combineert bewezen expertise met een werkstijl die naadloos aansluit bij die van jou.
Concrete indicatoren zijn onder andere relevante werkervaring in vergelijkbare functies, aantoonbare resultaten uit het verleden en positieve referenties. Kijk naar de complexiteit van projecten die ze hebben uitgevoerd en de mate van zelfstandigheid die ze gewend zijn.
De persoonlijke chemie merk je vaak al tijdens de eerste gesprekken. Verloopt de communicatie soepel? Begrijpen jullie elkaar snel? Voelt het alsof deze persoon je werkwijze intuïtief aanvoelt? Deze natuurlijke afstemming is moeilijk te trainen maar wel waardevol voor de dagelijkse samenwerking.
Wederzijdse verwachtingen moeten helder zijn en op elkaar aansluiten. De kandidaat moet niet alleen passen bij wat je nu nodig hebt, maar ook kunnen meegroeien met toekomstige ontwikkelingen. Bespreek daarom ook ambities en groeimogelijkheden.
Het selecteren van de juiste executive assistant vraagt tijd en aandacht, maar het resultaat is een waardevolle investering in je eigen effectiviteit. Een goede match zorgt voor meer rust, betere organisatie en de ruimte om je te focussen op wat echt belangrijk is. Als je hulp nodig hebt bij het vinden van de perfecte secretariële ondersteuning, kunnen wij je helpen met onze expertise en uitgebreide netwerk. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw specifieke wensen.
Veelgestelde vragen #
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor het complete wervingsproces van een executive assistant? #
Reken op 4 tot 8 weken voor het complete traject, van het opstellen van de vacature tot de definitieve keuze. Dit omvat het plaatsen van de vacature (1-2 weken actief), eerste selectie en gesprekken (2-3 weken), tweede ronde met praktijkopdrachten (1 week) en referentiechecks met onderhandelingen (1 week). Bij gebruik van een gespecialiseerd bureau kan dit proces met 2-3 weken verkort worden.
Wat is een realistisch salarisniveau voor een ervaren executive assistant in Nederland? #
Het salaris varieert sterk afhankelijk van ervaring, regio en complexiteit van de functie. Voor een starter ligt dit tussen €2.500-€3.200 bruto per maand, terwijl ervaren executive assistants €3.500-€5.000 kunnen verdienen. In de Randstad en voor internationale functies liggen salarissen vaak 10-20% hoger. Vergeet niet ook secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden, thuiswerkmogelijkheden en ontwikkelbudget mee te wegen.
Hoe voorkom ik dat mijn executive assistant overbelast raakt in de eerste maanden? #
Begin met een gefaseerde inwerkperiode waarbij je taken geleidelijk overdraagt. Start met duidelijk afgebakende projecten en bouw op naar complexere verantwoordelijkheden. Plan wekelijkse check-ins in de eerste drie maanden om werkdruk te bespreken en prioriteiten bij te stellen. Documenteer processen en verwachtingen helder, zodat je assistant niet hoeft te gissen wat er verwacht wordt.
Welke digitale tools en software moet een moderne executive assistant minimaal beheersen? #
Essentieel zijn Microsoft Office 365 of Google Workspace voor documenten en planning, plus minimaal één projectmanagementtool zoals Asana, Trello of Monday.com. Ervaring met CRM-systemen, digitale handtekeningtools (DocuSign), en reisboekingsplatforms is een grote pre. Belangrijker dan specifieke tools is het vermogen om snel nieuwe systemen te leren - de digitale landschap verandert immers continu.
Wat zijn de grootste valkuilen bij het aannemen van een executive assistant? #
De meest voorkomende fout is focussen op alleen technische vaardigheden zonder aandacht voor persoonlijkheid en werkstijl. Andere valkuilen zijn onduidelijke functieomschrijvingen, te weinig tijd nemen voor het selectieproces, en het overslaan van praktijktests of referentiechecks. Ook het niet bespreken van groeimogelijkheden leidt vaak tot vroegtijdig vertrek van getalenteerde assistants.
Hoe regel ik de vertrouwelijkheid en toegang tot gevoelige informatie juridisch goed? #
Neem een uitgebreide geheimhoudingsclausule op in het arbeidscontract die ook na beëindiging van het dienstverband geldig blijft. Regel toegang tot systemen via een autorisatieprotocol met verschillende toegangsniveaus. Overweeg een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan te vragen voor functies met toegang tot zeer gevoelige informatie. Bespreek expliciet wat wel en niet gedeeld mag worden, ook binnen de organisatie.
